Huishoudelijk reglement

5.1. Voorzitter

• 5.1.1 De voorzitter leidt de vergaderingen en bijeenkomsten.
• 5.1.2 Hij ziet toe op de naleving van de statuten het huishoudelijk reglement, alsmede alle andere gemaakte afspraken, regels en bepalingen.
• 5.1.3 Hij regelt de te verrichten werkzaamheden, en houdt toezicht op de tenuitvoerlegging van de genomen besluiten.
• 5.1.4 Hij heeft het recht een discussie te sluiten en de vergaderingen te schorsen indien hij zulks noodzakelijk acht.
• 5.1.5 De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging naar buiten.
• 5.1.6 Bij verhindering treedt de vicevoorzitter in zijn plaats.

5.2. Secretaris

• 5.2.1 De secretaris voert namens het bestuur de correspondentie van de vereniging.
• 5.2.2 De secretaris is bevoegd, behalve wanneer de aard van de stukken anders vereist, om zelfstandig stukken te ondertekenen.
• 5.2.3 Op elke bestuursvergadering wordt aan de leden van het bestuur kennisgegeven van de vervoerde correspondentie.
• 5.2.4 De secretaris archiveert inkomende en uitgaande stukken.
• 5.2.5 De secretaris voert een ledenadministratie. Het bestuur beschikt over de ledenlijst en gebruikt deze de voor waar het bedoeld is.
• 5.2.6 De secretaris beheert het verenigingsarchief.
• 5.2.7 De secretaris maakt elk jaar ten behoeve van de algemene ledenvergadering een jaarverslag over de gang van zaken in de vereniging, belangrijke besluiten en gebeurtenissen die in het afgelopen verenigingsjaar zijn gepasseerd.

5.3. Penningmeester

• 5.3.1 De penningmeester voert namens de vereniging het financieel beheer van de vereniging, en draagt zorg voor een behoorlijke financiële administratie.
• 5.3.2 Jaarlijks brengt hij in de algemene ledenvergadering verslag uit over de financiën van de vereniging.
• 5.3.3 De penningmeester is bevoegd uitgaven te doen die het gevolg zijn van de toepassing van de statuten en/of van dit huishoudelijk reglement, of van besluiten van het bestuurs- en algemene ledenvergaderingen.
• 5.3.4 De penningmeester is verplicht aan het bestuur en de kascontrolecommissie desgevraagd alle inlichten over zijn beheer te verstrekken en inzage in de boeken toe te staan.
• 5.3.5 Hij is verplicht om van elk uitgegeven bedrag een betalingsbewijs te vragen en dit te archiveren.
• 5.3.6 De penningmeester zorgt voor het innen van de contributie, en het bijhouden van een daartoe noodzakelijke administratie.
• 5.3.7 Binnen acht dagen na het aftreden van de penningmeester dient hij alle administratieve bescheiden, gelden, en overige middelen van de vereniging, over te dragen aan zijn opvolger of ander aangewezen lid van het bestuur. De overdracht vindt altijd plaats in aanwezigheid en na controle van alle stukken, door de zittende kascontrolecommissie.

7.1. Vierdaagse commissie

De vereniging heeft een vaste commissie ten behoeve van de vierdaagse in Nijmegen.

• 7.1.1 Deze commissie verzorgt de voorbereiding, de organisatorische zaken en de uitvoering ervan voor en tijdens de Vierdaagse van Nijmegen.
• 7.1.2 Zorgt in overleg met het bestuur voor een geschikte locatie.
• 7.1.3 Stelt het team van verzorgers samen.
• 7.1.4 Zorgt voor de beschikbaarheid van het benodigde equipement.
• 7.1.5 Koopt de levensmiddelen en andere benodigdheden in.
• 7.1.6 Informeert de deelnemers over de gang van zaken, en de kosten die aan deelname aan de vierdaagse verbonden zijn.
• 7.1.7 Verzorgt de financiën i.o.m. het bestuur.
• 7.1.8 Beoordeeld i.o.m. het bestuur hoeveel en welke deelnemers er mee kunnen naar Nijmegen.

7.2. Marijke wandeltocht commissie

De vereniging heeft een vaste commissie ten behoeve van de jaarlijkse Marijke wandeltocht.

• 7.2.1 Deze commissie zorgt voor de organisatie van en de uitvoering van de jaarlijkse Marijke wandeltocht.
• 7.2.2 De datum wordt i.o.m. het bestuur vastgesteld en daarna aan de wandelbond doorgegeven. Het bestuur vult daartoe de benodigde formulieren in en zend deze tijdig in zodat de Marijke wandeltocht in het landelijk en andere wandelprogramma’s van de wandelbonden worden opgenomen.
• 7.2.3 De commissie zorgt voor een persbericht waarmee de plaatselijke kranten en huis aan huis bladen worden geïnformeerd.
• 7.2.4 De commissie zorgt voor, en bespreekt geschikte startlocaties en zet de wandelroutes uit.
• 7.2.5 De commissie zorgt voor de inrichting van het startbureau en de verschillende verzorgingsposten.
• 7.2.6 De commissie koopt in samenspraak met het bestuur de benodigde materialen en alle artikelen in die voor een goede organisatie van de wandeltocht noodzakelijk zijn.
• 7.2.7 De commissie zorgt voor de routebewakers en EHBO.
• 7.2.8 Het bestuur dient namens de vereniging, bij alle autoriteiten die geïnformeerd dienen te worden een aanvraag in, waarin toestemming wordt gevraagd de Marijketocht te houden.
• 7.2.9 De commissie krijgt van het bestuur voldoende geldmiddelen om de wandeltocht te organiseren, en stelt na afloop een financieel overzicht op van alle inkomsten en uitgaven.

7.3. Kascontrole commissie

De vereniging heeft een kascontrole commissie.

• 7.3.1 De kascontrole commissie wordt in de jaarvergadering gekozen.
• 7.3.2 De kascontrole commissie kan op eigen initiatief, of op verzoek van het bestuur de boeken van de vereniging controleren, en heeft daarbij inzicht in alle benodigde stukken.
• 7.3.3 De kascontrolecommissie dient minimaal 1 maal per jaar de boeken te controleren, en verslag te doen aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering.
• 7.3.4 De kascontrolecommissie bestaat uit 3 leden, waarvan er twee daadwerkelijk zitting hebben en een derde lid reserve is.
• 7.3.5 In de regel treedt na jaarlijkse de algemene leden vergadering het langst zittende kascontrolecommissielid af, en wordt een nieuw lid voor deze commissie gekozen, die dan het eerste jaar als reserve lid zitting heeft in de commissie. Het kascontrolecommissielid dat het jaar ervoor als reservelid is toegetreden tot de commissie neemt automatisch de plaats in van het afgetreden lid van de kascontrolecommissie.

8.1. De Vierdaagse

• 8.1.1 De gehuurde locatie en het verzorgingsteam dat in Nijmegen voor de uitvoering zorgt hebben een bepaalde maximale capaciteit. De vierdaagsecommissie geeft in overleg met het bestuur aan wie in Nijmegen op de locatie kunnen verblijven, en welke deelnemers onderweg aan de zgn. buitenverzorging kunnen deelnemen.
• 8.1.2 Alleen leden van de vereniging hebben altijd voorrang wanneer het om het verdelen van beschikbare plaatsen gaat. Vroeg in het jaar wordt geïnventariseerd wie er met de vereniging mee willen naar Nijmegen. Daarna wordt getracht een verzorgingsteam samen te stellen dat voldoende capaciteit heeft alle aanmeldingen te honoreren. Als er toch keuzes gemaakt moeten worden dan zal men bij de selectie altijd uitgaan van de leden die het langst lid van de vereniging zijn, en al eerder mee naar Nijmegen zijn geweest.
• 8.1.3 Nieuwe of aspirant leden krijgen van het bestuur altijd te horen dat deelname aan de vierdaagse-groep in Nijmegen geenszins een zekerheid is. Het is ter beoordeling van de commissie i.o.m. het bestuur of nieuwe of aspirant leden mee kunnen naar Nijmegen. Bij de beoordeling wordt altijd uitgegaan van de beschikbare capaciteit.
• 8.1.4 Alle deelnemers worden dringend verzocht om in goede conditie aan de start van de vierdaagse te verschijnen. De verzorgingsteams die onderweg actief zijn zullen altijd voor het voor het belang van de groep kiezen, en kunnen niet altijd rekening houden met deelnemers die door welke omstandigheid te langzaam of te snel lopen.
• 8.1.5 Wanneer zich deelnemers aanmelden, die pas kort of geen lid van de vereniging zijn, dan wordt de deelnamesom altijd verhoogt met een bedrag dat minimaal gelijk is aan de hoogte van 1 jaar contributie.
• 8.1.6 Het is altijd ter beoordeling van de commissie i.o.m. het bestuur of gasten/niet leden mee kunnen naar Nijmegen.
• 8.1.7 Ook ten aanzien van de buitenverzorging is het ter beoordeling van de commissie in overleg met het bestuur om te besluiten of de deelnemers die zich aanmelden in de verzorgingsgroep kunnen worden opgenomen. Ook hier geldt dat deelnemers die al eerder mee zijn gegaan voorrang hebben op nieuwe aanmeldingen.

8.2. De onkostenvergoedingen

• 8.2.1 Jaarlijks wordt in de algemene ledenvergadering de km-vergoeding vastgesteld voor de leden die hun auto beschikbaar stellen voor de reis naar en van wandeltochten.
• 8.2.2 Alleen leden die op het overzicht staan dat bij elke wandeltocht wordt opgemaakt komen in aanmerking voor een vergoeding.
• 8.2.3 De leden dienen zelf een declaratie in te dienen bij de penningmeester. 8.2.4 De declaraties dienen direct te worden ingediend, zodat ze tijdig kunnen worden verwerkt en de penningmeester voortdurend een beeld heeft van de kosten. Tevens kunnen dan alle kosten aan het einde van het jaar in het financieel verslag worden meegenomen.
• 8.2.5 Indien de laatste declaraties van een jaar niet voor 31 december zijn ingediend, dan dienen zij toch uiterlijk 1 februari bij de penningmeester te zijn gemeld. Verzoeken om vergoeding van gereden kilometers die later worden ingediend kunnen worden geweigerd.